Acuerdo de encargo de tratamiento
VELORA, en su condición de Encargado del Tratamiento (en adelante el “ENCARGADO” tratará los datos personales que reciba del CLIENTE, como Responsable del Tratamiento (en adelante el “RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO” en relación con la ejecución del Contrato, y siguiendo sus instrucciones para la prestación de los Servicios; y de acuerdo con el siguiente Acuerdo de Encargo del Tratamiento, las partes EXPONEN:
I. Que el ENCARGADO es una compañía experta en procesos de recursos humanos que diseña soluciones basadas en inteligencia artificial y neurociencia.
II. Que, como consecuencia de la prestación de los servicios que en la actualidad viene prestando o prestará el ENCARGADO a el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, el PROVEEDOR tiene o tendrá acceso a datos de carácter personal del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
III. La prestación de servicios del ENCARGADO a el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, tiene lugar al amparo de lo dispuesto en el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (en adelante el “RGPD”) y Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante el “LOPDGDD”).
IV. Que como consecuencia de la entrada en vigor del RGPD y LOPDGDD, es voluntad de las Partes celebrar el presente contrato conforme a las siguientes,
ESTIPULACIONES
1. OBJETO
Este contrato tiene como objeto la habilitación al ENCARGADO para tratar por cuenta del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO los datos de carácter personas necesarios para prestar el servicio de reclutamiento y todos aquellos otros servicios accesorios referentes a los servicios de consultoría de recursos humanos ofertados.
El ENCARGADO tratará los datos personales titularidad del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO para la prestación del referido servicio, comprometiéndose a no aplicarlos o utilizarlos con fin distinto al indicado.
Los datos personales facilitados por el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO al ENCARGADO se refieren a las siguientes categorías de datos principalmente:
§ Datos identificativos (nombre y apellidos, DNI/NIE, localidad, código postal, teléfono, email, imagen/voz y otros datos identificativos del candidato).
§ Datos de características personales (estado civil, datos de familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, lengua materna).
§ Datos académicos y profesionales (formación/titulaciones, historial de estudiante, experiencia profesional, pertenencia a colegios o asociaciones profesionales).
§ Datos de detalles de empleo (profesión, puesto de trabajo, historial del trabajador, etc.).
§ Resultados obtenidos durante el proceso de selección.
Los datos personales se corresponden con las siguientes categorías de interesados:
§ Clientes finales del Responsable del tratamiento.
2. Obligaciones del Encargado del Tratamiento
El ENCARGADO DEL TRATAMIENTO y todo su personal se obliga a:
I. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
II. Tratar los datos de acuerdos a las instrucciones documentadas del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
III. Si el ENCARGADO considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD, LOPDGDD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión Europea o de los Estados miembros, el ENCARGADO informará inmediatamente al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
IV. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la previa autorización expresa por escrito del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, en los supuestos legalmente establecidos y admisibles.
V. El ENCARGADO puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. En este caso, el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
VI. El ENCARGADO realizará transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización únicamente bajo las instrucciones documentadas del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Si el ENCARGADO debe transferir dichos datos personales a un tercer país o una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión Europea o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
VII. Asimismo, el ENCARGADO se obliga a devolver al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, el soporte o soportes con los datos personales, o a destruirlos, a petición de esta última, una vez finalizada la prestación de servicios, sin conservar copia alguna de los mismos.
VIII. Subcontratación.
- El ENCARGADO podrá encomendar a otros subencargados la prestación de determinados servicios técnicos e informáticos necesarios para los servicios, incluyendo servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del ENCARGADO.
- En virtud de lo dispuesto en el RGPD y LOPDGDD, cualquier subcontratación del servicio que se lleve a cabo para el cumplimiento del contrato que quiera realizar el ENCARGADO, deberá ser comunicada al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO no manifiesta su oposición en el plazo establecido.
- El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado de tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO y las instrucciones que dicte el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Corresponde al ENCARGADO suscribir un nuevo contrato con el nuevo encargado de forma que quede sujeto a las mismas condiciones y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el ENCARGADO seguirá siendo plenamente responsable ante el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
IX. El ENCARGADO podrá compartir datos personales del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO con aquellos proveedores de servicios, incluyendo servicios de inteligencia artificial, a terceras empresas por instrucción del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. En dicho caso, dado que el ENCARGADO actúa siguiendo instrucciones del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO no deberá preavisar a este, y será el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO quien velará por que dicho proveedor cumpla con las garantías en materia de protección de datos personales y sobre su adecuación a la normativa aplicable.
X. Mantener el deber de secreto respecto de los datos de carácter personales a los que haya tenido acceso el ENCARGADO en virtud de los servicios prestados al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, incluso después de finalizada la relación entre ambos.
XI. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
XII. Mantener a disposición del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
XIII. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar dichos datos.
XIV. Asistir al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO teniendo cuenta la naturaleza del tratamiento, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, siempre que sea posible, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados.
XV. Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el ENCARGADO, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección de correo electrónico dpo@velorahr.com. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, incluyendo, en su caso, otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
XVI. Derecho de información. Corresponde al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.
XVII. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos. El ENCARGADO notificará al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 36 horas, y a través de una comunicación simple, las violaciones de la seguridad de las que tenga conocimiento de los datos a su cargo, junto con toda la información y documentación relevante de la incidencia.
No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. La notificación incluirá como mínimo la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
XVIII. Dar apoyo al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
XIX. Dar apoyo al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
XX. Poner a disposición del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
XXI. Medidas de Seguridad. El ENCARGADO se compromete a aplicar a los datos de carácter personal las medidas de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural. En este sentido, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 24 y 32 del RGPD, el ENCARGADO está obligado a tener implementadas las medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas.
XXII. Destino de los datos. El ENCARGADO se compromete a destruir los datos, una vez cumplida la prestación. No obstante, el ENCARGADO puede conservar una copia, con los datos debidamente boqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
3. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO se obliga a:
I. Responder de los datos personales objeto de tratamiento.
II. Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado cuando proceda.
III. Realizar las consultas previas que corresponda.
IV. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD y LOPDGDD por parte del ENCARGADO.
V. Comunicar los cambios de la estructura básica de los datos que impliquen o puedan implicar un cambio en la aplicación de las medidas de seguridad.
VI. Facilitar el acceso al ENCARGADO únicamente de aquellos datos que resulten adecuados, pertinentes y no excesivos, en razón de la finalidad del servicio contratado.
VII. EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO deberá garantizar al titular de los datos de carácter personal en función de la naturaleza, el ámbito, el contexto y los fines del tratamiento, en base a lo dispuesto en el artículo 24 del RGPD, que ha adoptado las medidas técnicas y organizativas apropiadas para mantener la seguridad de los datos personales facilitados.
VIII. Corresponde al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO comunicar en el menor tiempo posible las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:
a) Explicar la naturaleza de la violación de datos.
b) Indicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
c) Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Describir las medidas adoptadas o propuestas por el responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
IX. El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO velará por que los proveedores de servicios o terceras empresas a las que el ENCARGADO comunique datos personales bajo instrucción del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO cumplan con las garantías en materia de protección de datos y resto de normativa vigente y se responsabiliza frente al ENCARGADO.
4. DURACIÓN
El plazo de duración del presente contrato se establece por todo el tiempo de vigencia, incluidas en su caso sus prórrogas, del contrato de prestación de servicios del que el presente Contrato trae causa.
5. INDEPENDENCIA DE LAS PARTES
Las Partes se reconocen como entidades independientes entre sí, actuando con plena independencia para la ejecución de sus propias actividades, por lo que en ningún momento podrá interpretarse la existencia de una relación laboral.
6. LEY APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
Las Partes con expresa renuncia de sus fueros propios para el caso de que pudieran corresponderles, acuerdan someterse a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Madrid, respecto de cualquier discrepancia que pudiera surgir en la interpretación y cumplimiento del presente contrato.
