KPIs de reclutamiento y selección de personal: guía completa

En selección solemos hablar de intuiciones, de experiencia o de “sensaciones” sobre cómo va un proceso. Pero cuando una organización crece —o cuando los tiempos aprietan— esas sensaciones ya no son suficientes. Ahí es donde los KPIs de reclutamiento y selección de personal se convierten en una herramienta imprescindible para entender qué está pasando realmente: dónde se pierde el tiempo, qué fases generan más fricción, qué canales funcionan mejor y qué decisiones tienen más impacto.

Esta guía reúne los indicadores clave que cualquier equipo de talento debería dominar si quiere trabajar de forma más predictiva, más eficiente y, sobre todo, más alineada con las necesidades del negocio.

Tiempo de cobertura (Time to Fill)

Es el tiempo total que transcurre desde que se aprueba una vacante hasta que el candidato seleccionado acepta la oferta. Mide la eficiencia operativa del proceso en su conjunto y la capacidad de la organización para cubrir necesidades de personal.

Cómo se calcula:

Time to Fill = Fecha de aceptación de la oferta – Fecha de apertura de la vacante

Si el tiempo se dispara, normalmente hay un motivo: demasiadas validaciones, poca claridad en el perfil, escasez de candidatos o un funnel que avanza más lento de lo que debería. Cuando está bajo, suele indicar un proceso maduro y bien engranado.

Es especialmente relevante en puestos críticos, picos de contratación o sectores con alta demanda donde cualquier retraso impacta directamente en el negocio.

Beneficios

• Mejora la eficiencia operativa.
• Reduce el impacto de tener vacantes abiertas.
• Facilita la planificación del equipo.

Acciones de mejora

• Optimizar la aprobación de vacantes.
• Coordinar mejor las validaciones con managers.
• Ajustar las estrategias de sourcing.
• Usar herramientas de automatización como el multiposting con IA de Velora, que acelera la fase inciial de captación de talento.

Tiempo hasta la contratación (Time to Hire)

Mientras el Time to Fill mira el proceso completo, el Time to Hire pone el foco en el recorrido del candidato. Empieza en el primer contacto —o en su inscripción— y termina cuando acepta la oferta.

Cómo se calcula:

Time to Hire = Fecha de aceptación – Fecha del primer contacto o aplicación

Este KPI es perfecto para detectar lentitud en entrevistas, feedbacks que no llegan o validaciones técnicas que se alargan más de lo razonable. Cuando los tiempos son altos, el riesgo es evidente: los candidatos se cansan, se enfrían o se inclinan por otras ofertas.

Es ideal para detectar lentitud en embudos complejos, medir experiencia del candidato o comparar con benchmarks sectoriales.

Beneficios

• Reduce el abandono del proceso.
• Aumenta la competitividad frente a otras empresas.
• Mejora la experiencia del candidato.

Acciones de mejora

• Automatizar la gestión de etapas y comunicaciones.
• Calendarizar entrevistas con mayor anticipación.
• Agilizar validaciones internas.
• Integrar sistemas como Evaluación multinivel de Velora, que centraliza análisis de evaluación de candidatos y reduce tiempos en esta fase.

Tasa de conversión por fase del proceso

Uno de los análisis más potentes del proceso de reclutamiento es revisar la tasa de conversión por fase. No se trata solo de saber cuántas personas avanzan, sino de detectar dónde se producen caídas bruscas.

Cómo se calcula:

Tasa de conversión = (Candidatos que avanzan a la siguiente fase / Candidatos totales de la fase inicial) x 100

Cuando un porcentaje grande se queda fuera en una etapa concreta, normalmente hay una señal: pruebas poco alineadas, entrevistas demasiado técnicas, falta de claridad en el puesto o un desajuste entre requisitos y oferta.

Es especisalmente útil en revisiones del funnel, ajustes de pruebas, análisis de comunicación o redefinición de requisitos.

Beneficios

• Optimiza el funnel completo.
• Mejora el matching entre oferta y candidato.

Acciones de mejora

• Ajustar criterios o pruebas.
• Mejorar la claridad de las comunicaciones.
• Refinar descripciones de puesto.

Calidad de la contratación (Quality of Hire)

Un proceso rápido no significa un proceso eficaz. Para medir la verdadera efectividad del área de selección, nada es más revelador que la Quality of Hire.

Cómo se calcula:

Cada empresa define su modelo, pero puede incluir:
(Desempeño + Permanencia + Evaluación del manager) / 3

Aquí se combinan elementos como desempeño, permanencia, encaje con el equipo y percepción del manager. Cada empresa lo mide diferente, pero todas buscan lo mismo: comprobar si lo que se prometía en el proceso se convierte en realidad meses después.

Cuando este indicador es bajo, la solución rara vez está en acelerar; suele estar en refinar criterios, estructurar mejor las entrevistas o alinear expectativas con managers.

Beneficios

• Selección más estratégica.
• Reducción de la rotación temprana.

Acciones de mejora

• Criterios de selección más precisos.
• Entrevistas más estructuradas.
• Feedback continuo entre recruiters y managers.

Eficacia por fuente de reclutamiento

Medir la eficacia por canal permite entender qué portales atraen talento que convierte, cuáles solo generan volumen y cuáles justifican o no la inversión.

Cómo se calcula:

Eficacia por fuente = Contrataciones obtenidas / Candidatos provenientes de ese canal

Este KPI es clave para ajustar presupuesto, reforzar programas de referidos o abandonar canales que no aportan calidad.

Beneficios

• Inversión más eficiente.
• Mejor calidad del talento captado.

Acciones de mejora

• Redistribuir presupuesto.
• Reforzar programas de referidos.
• Abandonar canales de bajo rendimiento.

Evaluación de candidatos: ratios de screening y preselección

Los primeros pasos del proceso son decisivos. Si la base del funnel no tiene calidad, el resto del proceso tendrá fricción. Por eso, los ratios de screening y preselección ayudan a entender si el pool de candidatos está alineado con lo que necesita el rol.

Cómo se calcula:

• Aptos vs no aptos
• Inscritos vs aptos para entrevista
• Aptos vs preseleccionados

Cuando hay demasiados descartes en etapas iniciales, normalmente es síntoma de uno de estos problemas: requisitos mal definidos, fuentes ineficientes o anuncios que no transmiten bien el foco del puesto.

Optimizar estos puntos puede ahorrar horas de trabajo al equipo.

Beneficios

• Filtrados más eficientes.
• Ahorro de tiempo en etapas iniciales.

Acciones de mejora

• Ajustar requisitos.
• Optimizar anuncios y segmentación.
• Revisar criterios internos.

Visibilidad del pipeline de selección

Tener claro cuántas personas hay en cada fase y cuánto tardan en avanzar permite anticipar cuellos de botella antes de que afecten al negocio. Esta visibilidad del pipeline es especialmente útil en momentos de picos de contratación o cuando el equipo está al límite de su capacidad.

Se calcula a través de métricas de estado, tiempos por fase y acumulación de candidatos.

Cuando los tiempos se acumulan en una fase concreta, suele ser señal de que esa parte del proceso necesita más manos, otra organización o una simplificación.

Beneficios

• Mayor control operativo.
• Anticipación de bloqueos.

Acciones de mejora

• Redistribución de tareas.
• Reorganización de prioridades.
• Escalado temporal de recursos.

Conversión del funnel de candidatos

Más allá de cada etapa individual, la conversión total del funnel muestra cuántos candidatos se convierten finalmente en contrataciones

Es una métrica perfecta para tener una foto completa del proceso y detectar tendencias: si el interés cae en la inscripción, si las entrevistas filtran demasiado o si las ofertas no están siendo suficientemente competitivas.

Es un KPI esencial para revisar la estrategia global de reclutamiento.

Beneficios

• Visión estratégica del reclutamiento.
• Mayor predictividad futura.

Acciones de mejora

• Fortalecer el employer branding.
• Simplificar la inscripción.
• Ajustar mensajes y comunicación.

Métricas de citación y programación de entrevistas

Las métricas de citación y programación permiten entender cuántos candidatos aceptan una convocatoria, cuánto tardan en responder y cómo fluye la comunicación entre ambas partes.

Cómo se calcula:

• % de aceptación de entrevistas.
• Tiempo medio de respuesta.
• Tasa de asistencia vs no-show.

Cuando las tasas de aceptación son bajas o las respuestas llegan tarde, suele haber señales claras: convocatorias demasiado rígidas en horarios, mensajes poco claros, falta de recordatorios o simplemente un exceso de pasos para confirmar la asistencia. Lo que para el equipo es “un email más”, para el candidato puede ser una fricción que le haga perder interés.

Beneficios

• Procesos más eficientes.
• Menor pérdida de talento.

Acciones de mejora

• Flexibilizar horarios.
• Automatizar recordatorios.
• Clarificar la información sobre entrevistas.

Rendimiento del equipo de selección

Por último, la productividad del equipo de reclutamiento también importa.

Cómo se calcula:

• Nº de entrevistas realizadas.
• Nº de avances por recruiter.
• Nº de contrataciones por recruiter.

Analizar volumen de entrevistas, avances o contrataciones por recruiter no se trata de medir “a la persona”, sino de identificar necesidades: formación, redistribución de carga, automatización de tareas o refuerzo temporal.

Cuando este análisis se hace con datos objetivos, se gana en equilibrio y en eficiencia.

Beneficios

• Mayor eficiencia del área.
• Mejor asignación de cargas.
• Decisiones basadas en datos.

Acciones de mejora

• Formación específica.
• Automatización de tareas repetitivas.
• Redefinición de responsabilidades.

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• Desde qué recruiter cierra más rápido, hasta qué canal convierte mejor según la vacante.
• Desde dónde se atasca tu proceso, hasta qué perfiles tienen más rotación según su evaluación.